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Automatically Translated Content:
Dear Customers,
With this newsletter, I would like to inform you in the usual manner about the new version of GigPlaner. In addition to many smaller improvements and optimizations in the background, this version also offers some new features that can help you further optimize your personnel planning. An overview of the most important changes can be found below in this newsletter.
As usual, the new version will be gradually released for all customers in the coming days, so please understand if the features are not yet available in your account.
Enjoy reading this newsletter and continued success with GigPlaner and your events.
Sven Schlotthauer
Free Definition of Activity Checkboxes
The checkboxes for defining the activity of an individual employee have been available since the first version of GigPlaner. With this request subdivision, you could assign each employee one of the activities “Setup,” “Event,” and “Teardown.” With the new version of GigPlaner, you can now define up to six arbitrary activities for these checkboxes in each job. Of course, you can also define your preferred activities as a template in the management, so you don’t have to manually adjust the checkboxes in each appointment.
Subdivision of Appointment Types
For each appointment or job, you can assign a type in GigPlaner. Depending on these types, you can subsequently select the appointments and jobs in GigPlaner or assign specific colors. To gain even more overview of your appointments in the future, categories can now also be created at this point in GigPlaner. This way, it is possible, for example, to clearly display appointment types for multiple companies within one account. The subdivisions can be created in the management under Jobs > Job Types.
Free Employees
If you frequently work with changing personnel, you may not always want to immediately create these employees in GigPlaner. For exactly this use case, you now receive a text field for entering free employees in the request dialog. For these, you can subsequently record the availability as usual. If needed, you can convert each of these free employees into a “real” employee in GigPlaner with a few clicks – the request will then be automatically assigned to the new employee.
Reminder for Open Requests
Each employee will now see at a glance after logging in if there are still unanswered requests waiting for them in GigPlaner. In this case, they will be informed by a small notice with the number of requests in the menu item “My Jobs” and can indicate their availability there. Additionally, GigPlaner automatically sends a reminder email if a request has not been answered within two days.
Further Innovations
In addition to the features already mentioned, there are some smaller innovations that can be found partly in the form of new settings in the management or other views:
- In the daily view of the calendar, you can now switch between the display of employees and appointments or jobs
- Under the menu item “Employees,” you can print a list of all employees with the most important personal information
- Employees can no longer change their availability after they have once reported as “Available” (In the management under Jobs > General > Employees are no longer allowed to change their availability)
- Vacations can also be entered by administrators in the availability view of the calendar
Original Content:
Sehr geehrte Kunden,
mit diesem Newsletter möchte ich Sie in gewohnter Weise über die neue Version des GigPlaners informieren. Neben vielen kleineren Verbesserungen und Optimierungen im Hintergrund bietet auch diese Version wieder einige neue Features, mit denen Sie Ihre Personalplanung noch weiter optimieren können. Einen Überblick über die wichtigsten Änderungen finden Sie weiter unten in diesem Newsletter.
Wie üblich wird die neue Version in den kommenden Tagen schrittweise für alle Kunden freigegeben, bitte haben Sie daher Verständnis, wenn die Funktionen in Ihrem Account derzeit noch nicht zur Verfügung stehen.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner und Ihren Veranstaltungen wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Freie Definition der Tätigkeits-Checkboxen
Die Checkboxen zur Definition der Tätigkeit eines einzelnen Mitarbeiters gibt es bereits seit der ersten Version des GigPlaners. Mit dieser Anfragenunterteilung konnten Sie jedem Mitarbeiter eine der Tätigkeiten "Aufbau", "Veranstaltung" und "Abbau" zuweisen. Mit der neuen Version des GigPlaners können Sie nun in jedem Job bis zu sechs beliebige Tätigkeiten für diese Checkboxen definieren. Natürlich können Sie auch die von Ihnen bevorzugten Tätigkeiten in der Verwaltung als Vorlage definieren, sodass Sie die Checkboxen nicht in jedem Termin manuell anpassen müssen.
Unterteilung der Termintypen
Für jeden Termin oder Job können Sie im GigPlaner einen Typ vergeben. Abhängig von diesen Typen können Sie die Termine und Jobs anschließend im GigPlaner selektieren oder spezielle Farben vergeben. Um künftig noch mehr Übersicht über Ihre Termine zu erhalten können im GigPlaner ab sofort an dieser Stelle auch Kategorien angelegt werden. Auf diese Weise ist es beispielsweise möglich, Termintypen für mehrere Firmen innerhalb eines Accounts übersichtlich darzustellen. Die Unterteilungen können in der Verwaltung unter Jobs > Job-Typen angelegt werden.
Freie Mitarbeiter
Wenn Sie häufig mit wechselndem Personal arbeiten, möchten Sie diese Mitarbeiter möglicherweise nicht immer sofort im GigPlaner anlegen. Für genau diesen Anwendungsfall erhalten Sie ab sofort im Anfrage-Dialog ein Textfeld für die Eingabe freier Mitarbeiter. Für diese können Sie im Anschluss wie gewohnt die Verfügbarkeit erfassen. Bei Bedarf können Sie jeden dieser freien Mitarbeiter mit wenigen Klicks in einen "echten" Mitarbeiter im GigPlaner umwandeln – die Anfrage wird hierbei automatisch dem neuen Mitarbeiter zugeordnet.
Erinnerung an offene Anfragen
Jeder Mitarbeiter sieht nach der Anmeldung künftig auf einen Blick, wenn für ihn noch unbeantwortete Anfragen im GigPlaner warten. In diesem Fall wird er über einen kleinen Hinweis mit der Anzahl der Anfragen im Menupunkt "Meine Jobs" informiert und kann seine Verfügbarkeit dort angeben. Zudem versendet der GigPlaner automatisch eine Erinnerungs-Mail, wenn eine Anfrage nicht innerhalb von zwei Tagen beantwortet wurde.
Weitere Neuerungen
Neben den bereits genannten Features gibt es noch einige kleinere Neuerungen, die sich zum Teil in Form von neuen Einstellungen in der Verwaltung oder anderen Ansichten finden:
- In der Tagesansicht des Kalenders kann künftig zwischen der Darstellung der Mitarbeiter und der Termine bzw. Jobs gewechselt werden
- Unter dem Menupunkt "Mitarbeiter" können Sie eine Liste aller Mitarbeiter mit den wichtigsten persönlichen Informationen ausdrucken
- Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeit auf Wunsch nicht mehr ändern, nachdem Sie sich einmal als "Verfügbar" gemeldet haben (In der Verwaltung unter Jobs > Allgemein > Mitarbeiter dürfen Ihre Verfügbarkeit nicht mehr ändern)
- Urlaube können durch Administratoren auch in der Verfügbarkeits-Ansicht des Kalenders eingetragen werden
