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Automatically Translated Content:
Dear Customers,
The last newsletter – and thus the last version of the GigPlanner – was just under a month ago. Therefore, I am pleased to announce the next version of the GigPlanner to you today. This version includes some new functionalities in the area of time tracking, as well as many small enhancements that make working with the GigPlanner even easier and more efficient.
As usual, the new version will be gradually released to all customers in the coming days, so please understand if the features are not yet available in your account.
Enjoy reading this newsletter and continue to have much success with the GigPlanner and your events.
Sven Schlotthauer
Overtime Payout and Flexitime Capping
The functionalities around time tracking in the GigPlanner have been expanded with two useful features. From now on, it is possible to pay out overtime if needed, thereby reducing your employees’ flexitime balance. If your employees’ contracts contain general regulations on the expiration of overtime, you can now also map these directly in the GigPlanner. For example, the GigPlanner can deduct a fixed number of overtime hours at the end of the month or cap the maximum number of overtime hours.
Search Function for Appointments
The GigPlanner now has a simple search function in the calendar, allowing you to quickly and easily access your appointments. You can search for appointments either by the respective title or by the job or appointment ID of the GigPlanner. The job or appointment ID is displayed in the left column of all appointments in the GigPlanner.
Revised Week View
The week view has been completely revised in this version. Multi-day appointments will now appear correctly side by side and can be much better assigned. Additionally, you can now scroll all days up or down simultaneously in the week view. Last but not least, the additional data of your appointments will also be displayed in the week view.
Overview of Working Hours per Appointment
The more staff is requested or booked for an appointment, the harder it becomes to keep track of working hours and quickly identify where more staff is needed. For this reason, the GigPlanner now offers a new view in each job, where the working hours of all booked employees are clearly displayed in bar form.
Sender Name & Reply Address
To make personnel planning even easier and personalize the GigPlanner even more for your company or band, a sender name for all emails can now be defined under the “Email” section in the administration. Additionally, it is possible to specify a reply address. In the future, if your employees click “Reply” on an email from the GigPlanner, the email will be sent to the stored address.
Mandatory Fields for Additional Data
Since the last version of the GigPlanner, it has been possible to set additional fields in the appointments (Administration > Jobs > Additional Information). This feature is expanded in the current version so that you can also mark individual information as mandatory fields. These must be filled in when creating a new appointment.
Original Content:
Sehr geehrte Kunden,
der letzte Newsletter – und damit die letzte Version des GigPlaners – liegt nur knapp einen Monat zurück. Aus diesem Grund freue ich mich, Ihnen schon heute die nächste Version des GigPlaners ankündigen zu können. Diese Version enthält neben einigen neuen Funktionalitäten im Bereich der Zeiterfassung vor allem viele kleine Erweiterungen, die die Arbeit mit dem GigPlaner noch einfacher und effizienter machen.
Wie üblich wird die neue Version in den kommenden Tagen schrittweise für alle Kunden freigegeben, bitte haben Sie daher Verständnis, wenn die Funktionen in Ihrem Account derzeit noch nicht zur Verfügung stehen.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner und Ihren Veranstaltungen wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Überstundenauszahlung und Gleitzeitkappung
Die Funktionalitäten rund um die Zeiterfassung im GigPlaner wurden um zwei nützliche Features erweitert. Auf diese Weise ist es ab sofort möglich, Überstunden bei Bedarf auszuzahlen und somit den Gleitzeitsaldo Ihrer Mitarbeiter zu verringern. Sofern in den Verträgen Ihrer Mitarbeiter allgemeine Regelungen zum Verfall von Überstunden enthalten sind, so können Sie diese künftig ebenfalls direkt im GigPlaner abbilden. So kann der GigPlaner beispielsweise eine feste Anzahl von Überstunden zum Monatsende abziehen oder auf eine maximale Anzahl an Überstunden kappen.
Suchfunktion für Termine
Der GigPlaner verfügt nun im Kalender über eine einfache Suchfunktion, mit der Sie Ihre Termine schnell und einfach aufrufen können. Sie können die Termine dabei entweder nach dem jeweiligen Titel oder nach der Job- bzw. Termin-ID des GigPlaners suchen. Die Job- bzw. Termin-ID wird in allen Terminen des GigPlaners in der linken Spalte angezeigt.
Überarbeitete Wochen-Ansicht
Die Wochen-Ansicht wurde in dieser Version komplett überarbeitet. Mehrtägige Termine erscheinen künftig korrekt nebeneinander und können so deutlich besser zugeordnet werden. Außerdem können Sie in der Wochenansicht nun alle Tage gleichzeitig nach oben oder unten scrollen. Nicht zuletzt werden künftig auch die Zusatzdaten Ihrer Termine in der Wochen-Ansicht angezeigt.
Übersicht über Arbeitszeiten je Termin
Je mehr Personal zu einem Termin angefragt oder gebucht wird, desto schwieriger wird es, die Arbeitszeiten im Blick zu behalten und so schnell zu erkennen, wo noch weiteres Personal benötigt wird. Aus diesem Grund bietet der GigPlaner nun in jedem Job eine neue Ansicht, in der die Arbeitszeiten aller gebuchten Mitarbeiter übersichtlich in Balkenform dargestellt werden.
Absendername & Antwortadresse
Um die Personalplanung noch einfacher zu gestalten und den GigPlaner noch stärker auf Ihre Firma oder Band zu personalisieren kann in der Verwaltung unter dem Punkt "eMail" künftig ein Absendername für alle Mails definiert werden. Zudem ist es möglich, eine Antwort-Adresse anzugeben. Klicken Ihre Mitarbeiter künftig bei einer Mail aus dem GigPlaner auf "Antworten", so wird diese Mail an die hinterlegte Adresse gesandt.
Pflichtfelder für Zusatzdaten
Seit der letzten Version des GigPlaners ist es möglich, zusätzliche Felder in den Terminen einzustellen (Verwaltung > Jobs > Zusatzinformationen). Dieses Feature wird mit der aktuellen Version dahingehend erweitert, dass Sie die einzelnen Informationen als auch Pflichtfelder markieren können. Diese müssen beim Anlegen eines neuen Termin zwingend gefüllt werden.
