The original post is only available in German. For your convenience, we have added an automatic translation. Scroll to the bottom of the post for the original wording.
Automatically Translated Content:
Dear Customers,
This year’s Prolight + Sound is over, and we can look back on four eventful days filled with many interesting conversations. At this point, we would like to thank you once again for the many great suggestions, some of which we have already been able to implement in the GigPlaner.
As usual, this month we are releasing a comprehensive update with many new features. First and foremost, this version offers you the location and customer database introduced at the trade fair, as well as the radius search for employees.
The update to the latest version will take place tonight, so you can start using the features described below from tomorrow.
Enjoy reading this newsletter and continued success with the GigPlaner wishes you,
Sven Schlotthauer
Location and Customer Database
To give you a better overview of your events and to avoid repeatedly capturing regularly needed information about customers and locations, the GigPlaner now allows you to create customers and locations. All previously stored addresses have been automatically converted into locations, which you can edit via the new “Master Data” menu item. You can store contacts, notes, and documents for both customers and locations. In upcoming versions, we will gradually expand the integration so that you can access the stored information even better or search for corresponding events.
Radius Search
Based on the postal codes of your employees and the stored locations, it is now possible to filter for those individuals who have the shortest route to the event location when making an employee request. You will also be directly shown how many employees you have available in the relevant radius. However, please note that the selection box intended for this purpose will only be displayed if a location with a stored postal code is selected or created for the event.
Skill Levels for Employees
For each employee, it is now possible to not only assign them to specific categories but also to rate them within these categories. A simple system of up to three stars is used, which you will also find in the request dialog. This way, you can quickly and easily find the employees that best meet your current requirements. And of course, this information is not visible to your employees themselves.
Emergency Contacts
It is a scenario we hope will occur as rarely as possible, or better yet, never: a situation where the relatives of an employee need to be quickly informed or consulted. For exactly these cases, the GigPlaner now allows you to store any number of emergency contacts for each employee. These contacts can be entered manually by the employees under “My Account” > “Profile” and viewed by all persons with the right to edit employees. This way, you always have all the necessary data at hand even in critical situations.
Extension of Time Clocks
Since the last version, it has been possible for dispatchers to record the time for all employees in a job using a time clock. These time clocks have now been further optimized so that multiple employees can be clocked in or out in one step. This allows working times to be recorded even faster and easier in the future.
Further Optimizations
In addition to the points already mentioned, we have of course also made many smaller optimizations. These include the following points:
- Quick Entry for Jobs: similar to the quick entry for sub-jobs, it is now also possible to quickly record main or individual jobs in list form in the calendar. You will find the quick entry when you click on the “+” symbol at the top of the calendar.
- The order confirmations, which you can retrieve as a PDF document for each employee in the job via the small “gear” symbol, can now be provided with an individual text. This can also be predefined in the management.
- Employees can now be copied. Under the “Employees” menu item, you will now also find a “Copy” symbol at the top, where you only need to select another employee as a template and enter the master data. All other information (access, additional data, billing information, etc.) will be automatically adopted.
Review: Prolight + Sound 2017
After our first participation in Prolight + Sound, we naturally received a lot of feedback for additional improvements. Some of these points (e.g., the emergency contacts) could even be directly incorporated into the current version, while others, such as GPS tracking for time recording via the WebApp, will follow with the next version.
One criticism that was mentioned several times at the trade fair is the comparatively low storage space of our tariffs. For this reason, we have already increased the storage space for all tariffs last week. In the future, depending on the tariff, there will be up to 1000 MB for documents instead of up to 300 MB. This extension also applies to all existing tariffs.
Overall, we can draw a positive conclusion and are very pleased with the many positive feedbacks. At the same time, we now have a long list of potential new features that we want to tackle in the coming weeks and months. These also include some larger topics such as a complete travel expense report, the ability to store certificates or similar for employees, or a fleet management including the “staffing” of vehicles with drivers and passengers.
So, the work will definitely not run out this year, and we are already looking forward to these challenges. And of course, we are still open to all wishes and suggestions to continuously improve the GigPlaner for you.
Original Content:
Sehr geehrte Kunden,
die diesjährige Prolight + Sound ist geschafft und wir dürfen auf vier ereignisreiche Tage mit vielen interessanten Gesprächen zurückblicken. An dieser Stelle möchten wir uns noch einmal für die vielen tollen Anregungen bedanken, von denen wir die ersten auch bereits im GigPlaner umsetzen konnten.
Wie üblich gibt es auch in diesem Monat wieder ein umfangreiches Update mit vielen neuen Features. Allen voran steht Ihnen ab dieser Version natürlich die bereits auf der Messe vorgestellte Location- und Kundendatenbank sowie die Umkreissuche für Mitarbeiter zur Verfügung.
Das Update auf die aktuellste Version wird heute Nacht stattfinden, sodass Sie die im Folgenden näher beschriebenen Features ab morgen nutzen können.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Location- und Kunden-Datenbank
Damit Sie künftig eine noch bessere Übersicht über Ihre Veranstaltungen behalten und regelmäßig benötigte Informationen zu Kunden und Locations nicht immer wieder von neuem erfassen müssen, verfügt der GigPlaner ab sofort über die Möglichkeit, Kunden und Locations anzulegen. Aus allen bisher hinterlegten Adressen wurden automatisch Locations generiert, die Sie über den neuen Menupunkt "Stammdaten" bearbeiten können. Sowohl zu Kunden als auch Locations können Sie Ansprechpartner, Notizen und Dokumente hinterlegen. In den kommenden Versionen werden wir die Integration schrittweise ausbauen, sodass Sie dann noch besser auf die dort hinterlegten Informationen zugreifen oder nach entsprechenden Veranstaltungen suchen können.
Umkreissuche
Basierend auf den Postleitzahlen Ihrer Mitarbeiter sowie den hinterlegten Locations ist es nun möglich, bei der Mitarbeiteranfrage nach denjenigen Personen zu filtern, die den kürzesten Weg zum Veranstaltungsort haben. Hierbei bekommen Sie auch direkt angezeigt, über wieviele Mitarbeiter Sie im betreffenden Umkreis verfügen können. Bitte beachten Sie jedoch, dass die dafür vorgesehene Auswahlbox nur angezeigt wird, wenn zu der Veranstaltung eine Location mit hinterlegter Postleitzahl ausgewählt bzw. angelegt wurde.
Skill-Level für Mitarbeiter
Für jeden Mitarbeiter besteht nun die Möglichkeit, ihn nicht nur einzelnen Kategorien zuzuweisen, sondern ihn in diesen Kategorien auch zu bewerten. Hierbei kommt ein einfaches System aus bis zu drei Sternen zum Einsatz, welches Sie natürlich auch im Anfrage-Dialog wiederfinden. Auf diese Weise können Sie schnell und einfach die Mitarbeiter finden, die Ihren aktuellen Anforderungen am besten entsprechen. Und natürlich sind diese Informationen für Ihre Mitarbeiter selbst nicht sichtbar.
Nofall-Kontakte
Es ist ein Fall, von dem wir hoffen, dass er möglichst selten oder noch besser gar nie auftritt: eine Situation, in der die Angehörigen eines Mitarbeiters schnell informiert oder um Rat gefragt werden müssen. Für genau diese Fälle gibt es ab dieser Version im GigPlaner die Möglichkeit, für jeden Mitarbeiter beliebig viele Notfall-Kontakte zu hinterlegen. Diese Kontakte können von den Mitarbeitern eigenhändig unter "Mein Account" > "Profil" eingepflegt und von allen Personen mit dem Recht, Mitarbeiter zu bearbeiten, eingesehen werden. Auf diese Weise haben Sie auch in kritischen Situationen immer alle notwendigen Daten griffbereit.
Erweiterung der Stempeluhren
Seit der letzten Version gibt es bereits die Möglichkeit für Disponenten, die Zeiterfassung für alle Mitarbeiter in einem Job über eine Stempeluhr vorzunehmen. Diese Stempeluhren wurden nun noch einmal dahingehend optimiert, dass nun auch auf einen Schritt mehrere Mitarbeiter ein- oder ausgestempelt werden können. Auf diese Weise lassen sich die Arbeitszeiten künftig noch schneller und einfacher erfassen.
Weitere Optimierungen
Neben den bereits genannten Punkten haben wir natürlich auch wieder viele kleinere Optimierungen vorgenommen. Hierbei sind unter anderem die folgenden Punkte zu nennen:
- Schnellerfassung für Jobs: analog der Schnellerfassung für Unterjobs ist es nun auch möglich, Haupt- oder Einzeljobs im Kalender in Listenform schnell zu erfassen. Sie finden die Schnellerfassung, wenn Sie im Kalender oben auf das "+"-Symbol klicken.
- Die Auftragsbestätigungen, die Sie als PDF-Dokument für jeden Mitarbeiter im Job über das kleine "Zahnrad"-Symbol abrufen können, können Sie nun mit einem individuellen Text versehen. Dieser lässt sich auch in der Verwaltung vordefinieren.
- Mitarbeiter können ab sofort kopiert werden. Unter dem Menupunkt "Mitarbeiter" finden Sie künftig oben auch ein "Kopieren"-Symbol, bei welchem Sie nur noch einen anderen Mitarbeiter als Vorlage auswählen und die Stammdaten eingeben müssen. Alle weiteren Informationen (Zugang, Zusatzdaten, Abrechnungsinformationen, etc.) werden automatisch übernommen.
Rückblick: Die prolight + sound 2017
Nach unserer ersten Teilnahme an der prolight + sound haben wir natürlich viele Rückmeldungen für zusätzliche Verbesserungen erhalten. Einige dieser Punkte (z.B. die Notfall-Kontakte) konnten wir sogar direkt in die aktuelle Version einfließen lassen, einige weitere wie beispielsweise ein GPS-Tracking bei der Erfassung von Arbeitszeiten über die WebApp werden mit der nächsten Version folgen.
Ein Kritikpunkt, der uns mehrfach auf der Messe genannt wurde, ist der vergleichsweise geringe Speicherplatz unserer Tarife. Aus diesem Grund haben wir bereits in der vergangenen Woche den Speicherplatz für alle Tarife erhöht. Künftig wird es daher je nach Tarif nicht mehr bis zu 300 MB, sondern bis zu 1000 MB für Dokumente geben. Diese Erweiterung gilt auch für alle bestehenden Tarife.
Insgesamt können wir ein positives Fazit ziehen und sind über die vielen positiven Rückmeldungen sehr erfreut. Gleichzeitig haben wir nun eine lange Liste mit potentiellen neuen Features, die wir in den kommenden Wochen und Monaten angehen wollen. Dazu zählen auch einige größere Themen wie beispielsweise eine vollständige Reisekostenabrechnung, die Möglichkeit, Zertifikate o.ä. für Mitarbeiter zu hinterlegen oder eine Verwaltung des Fuhrparks inklusive der "Besetzung" der Fahrzeuge mit Fahrern und Mitfahrern.
Die Arbeit wird uns auch in diesem Jahr also definitiv nicht ausgehen und wir freuen uns bereits auf diese Herausforderungen. Und natürlich sind wir auch weiterhin für alle Wünsche und Anregungen offen, um den GigPlaner für Sie stetig zu verbessern.
