The original post is only available in German. For your convenience, we have added an automatic translation. Scroll to the bottom of the post for the original wording.
Automatically Translated Content:
Dear Customers,
As usual, I would like to inform you about new functionalities in GigPlaner at this point. Since the last update of the GigPlaner nearly three months ago, numerous smaller and larger enhancements have been implemented, making personnel planning with the GigPlaner even easier and more efficient. Besides these new functionalities, time was also used to optimize the operational organization of the GigPlaner.
The latest version of the GigPlaner will be gradually rolled out to all customers in the coming days, so please understand if the new functionalities described here are not yet available in your account.
Enjoy reading this newsletter and continued success with the GigPlaner wishes you
Sven Schlotthauer
New Legal Form
As a consequence of the years of growth of the GigPlaner, it will no longer be developed, operated, and distributed by a sole proprietorship, but by the newly founded GigPlaner UG (limited liability) based in Baden-Baden. This step provides the foundation to drive the GigPlaner forward even more professionally in the future. The sole owner and managing director of the company is, as before, Sven Schlotthauer, and the address and all contact details remain unchanged.
Improved Protection Against Double Bookings
In the future, double bookings in the GigPlaner can be identified even more easily and quickly. If an employee is already scheduled for an event during a certain period, this is automatically symbolized by an orange exclamation mark. Clicking on this symbol provides additional information, such as which event the employee is already scheduled for.
Employees Without Access
Sometimes it is necessary to plan employees who should not have access to the GigPlaner. From now on, there is a special option “No Access” for this. Employees with this option cannot log in to the GigPlaner and do not receive any emails from the system, but can still be added and scheduled for events like all other employees.
Additional Data for Appointments
Do you need an additional field in your events, for example, to store a project number or the billing address of the client? In the future, you can display any number of custom input fields in your events and fill them with information for your employees.
Weekly View for Working Hours
All employees currently using the time tracking feature now have the option to view their times not only monthly but also weekly. This way, a quicker overview of the hours worked in the current week can be gained. The view is, of course, also available for all administrators.
Manage Alternatives
To ensure clarity when planning larger events, the GigPlaner offers the possibility to mark individual employees as “primary” or “alternative.” This way, you can request multiple employees for a specific task and directly indicate which employee is the first choice. If this employee is not available, you have immediate access to alternatives, who ideally have already indicated their availability in the GigPlaner. And to ensure there are no issues, this information is, of course, treated confidentially and only displayed to administrators.
Original Content:
Sehr geehrte Kunden,
wie gewohnt möchte ich Sie an dieser Stelle über neue Funktionalitäten im GigPlaner informieren. Seit dem letzten Update des GigPlaners vor knapp drei Monaten wurden zahlreiche kleinere und größere Erweiterungen implementiert, welche die Personalplanung mit dem GigPlaner noch einfacher und noch effizienter machen. Neben diesen neuen Funktionalitäten wurde die Zeit jedoch auch genutzt, die operative Organisation des GigPlaners zu optimieren.
Die aktuellste Version des GigPlaners wird in den kommenden Tagen schrittweise für alle Kunden ausgerollt, bitte haben Sie daher Verständnis, wenn die hier beschriebenen neuen Funktionalitäten derzeit noch nicht in Ihrem Account verfügbar sind.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Neue Rechtsform
Als Konsequenz aus dem jahrelangen Wachstum des GigPlaners wird dieser künftig nicht mehr durch ein Einzelunternehmen, sondern durch die neu gegründete GigPlaner UG (haftungsbeschränkt) mit Sitz in Baden-Baden entwickelt, betrieben und vertrieben. Dieser Schritt bietet die Grundlage, um den GigPlaner künftig noch professioneller voranzutreiben. Alleiniger Inhaber und Geschäftsführer der Firma ist wie bisher Sven Schlotthauer, auch die Adresse sowie sämtliche Kontaktdaten sind gleich geblieben.
Verbesserter Schutz vor Doppelbuchungen
Künftig lassen sich Doppelbuchungen im GigPlaner noch einfacher und leichter erkennen. Ist ein Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum bereits zu einer Veranstaltung geplant, so wird dies automatisch durch ein orangenes Ausrufezeichen symbolisiert. Ein Klick auf dieses Symbol bietet zusätzliche Informationen, beispielsweise, zu welcher Veranstaltung der Mitarbeiter bereits geplant ist.
Mitarbeiter ohne Zugang
Manchmal ist es notwendig, Mitarbeiter zu planen, die nicht über einen Zugriff auf den GigPlaner verfügen sollen. Ab sofort gibt es hierfür eine spezielle Variante "Kein Zugang". Mitarbeiter mit dieser Option können sich nicht im GigPlaner anmelden und erhalten auch keine Mails aus dem System, können jedoch wie alle anderen Mitarbeiter auch zu Veranstaltungen hinzugefügt und geplant werden.
Zusatzdaten für Termine
Sie benötigen ein zusätzliches Feld in Ihren Veranstaltungen, beispielsweise um eine Projektnummer oder die Rechnungsadresse des Auftraggebers zu hinterlegen? Künftig können Sie sich beliebig viele benutzerdefinierte Eingabefelder in Ihren Veranstaltungen einblenden und diese mit Informationen für Ihre Mitarbeiter füllen.
Wochenansicht für Arbeitszeiten
Alle Mitarbeiter, die derzeit die Arbeitszeiterfassung nutzen, haben nun die Möglichkeit, Ihre Zeiten nicht nur monats-, sondern auch wochenweise einzusehen. Auf diese Weise lässt sich ein schnellerer Überblick über die in der aktuellen Woche geleisteten Arbeitsstunden gewinnen. Die Ansicht steht natürlich auch für alle Administratoren zur Verfügung.
Alternativen verwalten
Um die Übersicht bei der Planung von größeren Veranstaltungen zu gewährleisten bietet der GigPlaner eine Möglichkeit, die einzelnen Mitarbeiter als "vorrangig" oder "alternativ" zu kennzeichnen. Auf diese Weise können Sie mehrere Mitarbeiter für eine bestimmte Tätigkeit anfragen und direkt hinterlegen, welcher Mitarbeiter die erste Wahl ist. Ist dieser Mitarbeiter nicht verfügbar haben sie sofortigen Zugriff auf die Alternativen, diese haben im Idealfall bereits ihre Verfügbarkeit im GigPlaner hinterlegt. Und damit es keine Schwierigkeiten gibt wird diese Information natürlich vertraulich behandelt und nur den Administratoren angezeigt.
