The original post is only available in German. For your convenience, we have added an automatic translation. Scroll to the bottom of the post for the original wording.
Automatically Translated Content:
Dear Customers,
In recent months – and especially during prolight + sound in April – many of you have repeatedly expressed two wishes for new features: the ability to create travel expense reports and to manage vehicles. Both topics are relatively extensive on their own, so I am all the more pleased to present both features as new additions to GigPlaner today.
Besides these two major topics, we have also addressed many smaller optimizations, which will be mentioned at the end of this newsletter. The new version of GigPlaner will be released for all our customers tonight as usual and will be available to you from tomorrow morning.
Enjoy reading this newsletter and wishing you continued success,
Sven Schlotthauer
Travel Expense Reports
Travel expense reports are often seen as a necessary evil in many companies. Besides the already quite complex legal requirements, you must always keep track of the currently applicable flat rates. Excel spreadsheets simplify the recording of travel expenses at least partially, but they do not include an easy and quick approval process. In GigPlaner, you and your employees will soon find a simple way to record, review, and approve travel expense reports under the menu item “Travel Expenses.”
Flat Rates for Meals and Accommodation
Especially in Germany, it is very clearly regulated which flat rates an employee is entitled to for business trips to certain regions. Therefore, it is important that in addition to the basic data of the report (travel purpose, associated job, etc.), the travel itinerary with the respective departure and destination is recorded. Based on this itinerary, the flat rates can subsequently be reduced by any received meals according to the legal regulation. GigPlaner contains the current flat rates valid for German employees for 2017, and in the coming years, we will of course adjust these to the newly published rates.
Travel Costs
Travel costs can be recorded for each travel expense report. For Germany and Austria, the statutory kilometer allowances are also already stored here. The employee has the option to choose between a private vehicle or a company car (company vehicles are directly taken from the master data “Vehicles,” see further down in the newsletter). For company cars, individual kilometer allowances can also be stored. If the employee records the data for a private vehicle, they receive the allowance, while for a company vehicle, this is only calculated internally for statistics.
Receipts
All other invoices and receipts of a trip are stored under the “Receipts” section. For each item, the designation, amount, and of course a PDF or image document can be stored. In this way, all relevant evidence for the travel expense report is automatically provided. For receipts, there is also the option to reimburse the costs to the employee (self-paid invoices) or to record them only for statistics (invoices paid by the company).
Statistics
The recorded travel expenses are automatically transferred to the statistics of the individual jobs. In this way, you can always check after a job which costs have been incurred in addition to the actual personnel costs.
Vehicles
Without the necessary vehicles, an event generally cannot be conducted. Whether car, van, or truck: vehicles must also be easily and quickly managed. For this reason, you can now also record your vehicles in GigPlaner and add them to jobs analogously to your employees. Of course, the proven features such as checking for overlaps and specifying special (working) times also work here.
Driver and Passengers
For each vehicle, the number of seats is stored in the master data along with the general information. Based on this information, GigPlaner automatically generates fields where the driver and any passengers can be recorded. In this way, you can already allocate the employees of a job to individual vehicles in advance and form carpools.
Kilometer Allowance
A kilometer allowance per vehicle can also be stored. You can calculate these individually according to the legal guidelines. If you have stored a corresponding allowance for your vehicles and the vehicles are recorded as part of a travel expense report, the costs are automatically added to the travel expenses in the job’s statistics.
Driving Orders
To always be on the safe side legally when using company vehicles, GigPlaner offers the option to print a driving order for each vehicle for the respective driver. The driving orders are automatically filled with the information about the vehicle and the driver and can be accessed via the gear icon in the row of the respective vehicle.
Other Changes
Favorites for Employee Categories
In the employee categories, you can now mark individual categories as “Favorites.” These favorites are then displayed as separate “Tabs” in the request dialog. In this way, you can easily and quickly divide your employee list, for example into a list for permanently employed staff, one for freelancers, and one for people you only rarely request. This provides a quicker overview, especially if you want to first allocate your internal employees to the events.
Comments for Dispatchers
When adding comments to individual jobs, the visibility can now also be defined. In addition to visibility for everyone, it is possible to restrict visibility to employees with dispatcher rights for the respective job. Additionally, it is possible to add replies to comments, which then appear directly below the respective comment. In this way, an employee can ask a question to a dispatcher and receive a direct response in GigPlaner, without other employees being able to see it.
Other Optimizations
- When copying jobs weekly, it is now possible to specify weekdays. In this way, you can copy an appointment, for example, in one step to weekly Monday through Friday.
- The fields “Customer” and “Location” can now also be transferred to the respective sub-jobs when changes are made.
- The appointments from the current calendar view can be exported in the form of a CSV file.
- The company logo is included in the emails (please upload a second logo in the administration for this, which will then also be printed on the PDFs).
- If an employee changes their working hours, the relevant changes are displayed and highlighted in the corresponding email.
Original Content:
Sehr geehrte Kunden,
in den vergangenen Monaten – und spätestens während der prolight + sound im April – haben viele von Ihnen bei uns immer wieder zwei Wünsche für neue Features geäußert: die Möglichkeit, Reisekostenabrechnungen zu erstellen und Fahrzeuge zu disponieren. Beide Themen sind für sich genommen bereits relativ umfangreich und so freue ich mich umso mehr, Ihnen heute gleich beide Features als Neuerungen im GigPlaner vorstellen zu können.
Neben diesen beiden großen Themen haben wir uns natürlich auch wieder um viele kleinere Optimierungen gekümmert, die am Ende dieses Newsletters ebenfalls erwähnt werden sollen. Die neue Version des GigPlaners wird wie gewohnt in der kommenden Nacht für alle unsere Kunden freigeschaltet und steht Ihnen damit ab morgen früh zur Verfügung.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Reisekostenabrechnungen
Die Reisekostenabrechnungen sind in vielen Firmen ein eher lästiges Übel. Neben den sowieso schon recht komplizierten rechtlichen Anforderungen muss stets der Überblick über die aktuell geltenden Pauschalsätze behalten werden. Excel-Tabellen vereinfachen die Erfassung der Reisekosten zumindest teilweise, enthalten jedoch keinen einfachen und schnellen Genehmigungsprozess. Im GigPlaner erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter künftig unter dem Menupunkt "Reisekosten" eine einfache Möglichkeit, Reisekostenabrechnungen zu erfassen, zu prüfen und zu genehmigen.
Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung
Speziell in Deutschland ist sehr klar geregelt, welche Pauschalen einem Mitarbeiter für Dienstreisen in bestimmte Regionen zustehen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass neben den Kopfdaten der Abrechnung (Reisezweck, zugehöriger Job, etc.) der Reiseverlauf mit dem jeweiligen Abfahrts- und Zielort erfasst wird. Basierend auf diesem Reiseverlauf können im Anschluss die Pauschalen um ggf. erhaltene Mahlzeiten gemäß der gesetzlichen Regelung gekürzt werden. Der GigPlaner enthält die aktuell für deutsche Mitarbeiter gültigen Pauschalsätze für 2017, in den kommenden Jahren werden wir diese natürlich stets an die neu veröffentlichten Sätze anpassen.
Fahrtkosten
Zu jeder Reisekostenabrechnung können Fahrtkosten erfasst werden. Für Deutschland und Österreich sind hier die gesetzlichen Kilometerpauschalen auch bereits hinterlegt. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, zwischen einem privaten Kfz oder einem Firmenwagen zu wählen (Firmenfahrzeuge werden direkt aus den Stammdaten "Fahrzeuge" übernommen, siehe weiter unten im Newsletter). Für Firmenwagen können hierbei auch jeweils eigene Kilometerpauschalen hinterlegt werden. Erfasst der Mitarbeiter die Daten für ein privates Kfz, so erhält er die Pauschale, bei einem Firmenfahrzeug wird diese lediglich intern für die Statistiken berechnet.
Belege
Alle weiteren Rechnungen und Belege einer Reise werden unter dem Punkt "Belege" hinterlegt. Je Position lässt sich hier die Bezeichnung, der Betrag und natürlich ein PDF- oder Bilddokument hinterlegen. Auf diese Weise sind auch automatisch alle relevanten Nachweise für die Reisekostenabrechnung erbracht. Auch bei den Belegen gibt es die Möglichkeit, die Kosten an den Mitarbeiter zu erstatten (selbst bezahlte Rechnungen) oder lediglich für die Statistiken zu erfassen (durch das Unternehmen bezahlte Rechnungen).
Statistik
Die erfassten Reisekosten werden automatisch in die Statistiken der einzelnen Jobs übernommen. Auf diese Weisen können Sie nach einem Job stets prüfen, welche Kosten Ihnen neben den eigentlichen Personalkosten entstanden sind.
Fahrzeuge
Ohne die notwendigen Fahrzeuge lässt sich eine Veranstaltung in aller Regel nicht durchführen. Egal ob PKW, Transporter oder LKW: auch die Fahrzeuge müssen einfach und schnell disponiert werden können. Aus diesem Grund können Sie ab sofort auch Ihre Fahrzeuge im GigPlaner erfassen und analog Ihrer Mitarbeiter zu Jobs hinzufügen. Natürlich funktionieren hierbei auch die bewährten Features wie beispielsweise die Prüfung auf Überschneidungen sowie die Angabe von speziellen (Arbeits-)Zeiten.
Fahrer und Mitfahrer
Für jedes Fahrzeug wird in den Stammdaten neben den allgemeinen Informationen auch die Anzahl der Sitzplätze hinterlegt. Aus dieser Angabe generiert der GigPlaner automatisch Felder, in denen der Fahrer sowie eventuelle Mitfahrer hinterlegt werden können. Auf diese Weise können Sie die Mitarbeiter eines Jobs auch bereits im Voraus auf die einzelnen Fahrzeuge aufteilen und Fahrgemeinschaften bilden.
Kilometerpauschale
Ebenfalls hinterlegt werden kann eine Kilometerpauschale je Fahrzeug. Diese können Sie individuell gemäß den gesetzlichen Richtlinien errechnen. Sofern Sie eine entsprechende Pauschale für Ihre Fahrzeuge hinterlegt haben und die Fahrzeuge im Rahmen einer Reisekostenabrechnung erfasst werden, werden die Kosten automatisch zu den Reisekosten in der Statistik des Jobs hinzugerechnet.
Fahraufträge
Um auch rechtlich bei der Verwendung von Firmenfahrzeugen stets auf der sicheren Seite zu sein bietet der GigPlaner die Möglichkeit, für jedes Fahrzeug einen Fahrtauftrag an den jeweiligen Fahrer auszudrucken. Die Fahrtaufträge werden automatisch mit den Informationen zum Fahrzeug und dem Fahrer gefüllt und lassen sich über das Zahnrad-Symbol in der Zeile des jeweiligen Fahrzeugs aufrufen.
Weitere Änderungen
Favoriten für Mitarbeiterkategorien
In den Mitarbeiterkategorien können Sie ab sofort einzelne Kategorien als "Favoriten" kennzeichnen. Diese Favoriten werden anschließend im Anfrage-Dialog als eigene "Tabs" angezeigt. Auf diese Wiese können Sie Ihre Mitarbeiterliste einfach und schnell unterteilen, beispielsweise in eine Liste für fest angestellte Mitarbeiter, eine für Freelancer und eine für Personen, die Sie nur sehr selten anfragen. Dies sorgt für einen schnelleren Überblick, vor allem wenn Sie zunächst Ihre internen Mitarbeiter zu den Veranstaltungen disponieren möchten.
Kommentare für Disponenten
Beim Hinzufügen von Kommentaren zu einzelnen Jobs kann künftig auch die Sichtbarkeit definiert werden. Möglich ist, neben der Sichtbarkeit für alle, die Sichtbarkeit auf die Mitarbeiter mit Disponenten-Recht für den betreffenden Job einzuschränken. Zudem ist es möglich, Antworten zu Kommentaren hinzuzufügen, die dann auch direkt unterhalb des jeweiligen Kommentars erscheinen. Auf diese Weise ist es möglich, dass ein Mitarbeiter eine Rückfrage an einen Disponenten stellt und von diesem eine direkte Antwort im GigPlaner erhält, ohne dass weitere Mitarbeiter diese einsehen können.
Sonstige Optimierungen
- Beim wöchentlichen Kopieren von Jobs ist es nun möglich, Wochentage anzugeben. Auf diese Weise können Sie einen Termin beispielsweise in einem Schritt auf wöchentlich Montag bis Freitag kopieren.
- Die Felder "Kunde" und "Location" werden bei Änderungen nun auf Wunsch auch in die jeweiligen Unterjobs übernommen.
- Die Termine aus der jeweils aktuellen Kalenderansicht können in Form einer CSV-Datei exportiert werden.
- Das Firmenlogo ist in den E-Mails enthalten (bitte hinterlegen Sie hierfür in der Verwaltung ein zweites Logo, dieses wird dann auch auf den PDFs ausgedruckt).
- Ändert ein Mitarbeiter seine Arbeitszeiten, so werden die betreffenden Änderungen in der zugehörigen E-Mail angezeigt und hervorgehoben.
