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Automatically Translated Content:
Dear Customers,
The annual Prolight + Sound is approaching quickly, and our preparations for the fair are already in full swing. We are excited to be available to you in person from April 4th to 7th in Frankfurt for all questions, wishes, and suggestions, and of course, to demonstrate the many possibilities of the GigPlanner live.
Parallel to the fair preparations, development is of course continuously progressing. Last month, we worked hard again to implement some optimizations and customer requests. As before, we will unlock the new version overnight for all customers, so the features described in this newsletter will be available to you starting tomorrow.
Enjoy reading this newsletter and continued success with the GigPlanner wishes you,
Sven Schlotthauer
Approval of Working Hours
With the new GigPlanner version, we have implemented a complete approval process for working hours. This way, you or your dispatchers have the opportunity to review and approve all your employees’ working hours. You will be automatically notified by email as soon as an employee records new working hours or changes already approved working hours. If you approve or reject the working hours, the employee will also receive a notification by email. If your employees record their working hours directly via the GigPlanner’s punch clock, these are automatically approved as they are generated live. To activate this new feature, simply check the box under Billing > Working hours must be reviewed in the administration.
Punch Clock for Stamp Terminal
Do you want your employees to record their working hours at a central location in the company, similar to a stamp terminal? No problem. The GigPlanner now features a corresponding view, which you can access at yourname.gigplaner.com/stempeluhr. There, your employees can authenticate themselves using their personnel number and a PIN, and thus quickly and easily use the time tracking. This way, you can, for example, install a tablet at a central location through which the time tracking is conducted. Before your employees can use the punch clock, each employee must assign a corresponding PIN under My Account > Profile; if needed, you can also change the automatically assigned personnel numbers in the profiles.
Manual Email Dispatch
The automated dispatch of emails can now be globally deactivated for individual notifications in the administration under Email > Dispatch if desired. At the same time, it is possible to set the dispatch of emails for requests and bookings to “manual”. This way, you can plan your jobs in peace without notifying your employees directly. Once a job is fully planned, you can manually trigger the corresponding emails for all employees via the email dialog in the respective job.
Extension of Guest Accounts
An employee with a guest account previously had no insight into jobs for which they were not requested or booked. From this version, it is possible in the employee profile to release individual appointment types for guest accounts. This way, you can specifically control which jobs an employee with a guest account may view at any time and which jobs they only see after a request or booking.
Further Optimizations
In addition to the points already mentioned, we have of course made some smaller optimizations:
- Emails for bookings are now also sent by the system when employees are automatically booked
- For freelance employees who should not be entered into the employee database, working hours can be recorded
- Working hours and sub-jobs are listed as additional information in the emails
- Breaks can be hidden in the billing and time tracking upon request
- Table columns can be sorted in individual areas (billing, statistics, etc.)
Visit Us at Prolight + Sound
This year, we are represented for the first time with the GigPlanner at Prolight + Sound in Frankfurt. From April 4th to 7th, you have the opportunity to talk to us in Hall 5.0 at Stand A 61 personally about the possibilities of the GigPlanner. Currently, preparations for the fair are already in full swing, and we look forward to welcoming you to our stand during the fair.
Original Content:
Sehr geehrte Kunden,
die diesjährige Prolight + Sound rückt immer näher und die Vorbereitungen für die Messe laufen auch bei uns bereits auf Hochtouren. Wir freuen uns, Ihnen vom 04. – 07. April in Frankfurt persönlich für alle Fragen, Wünsche und Anregungen zur Verfügung stehen zu können und Ihnen natürlich auch die vielen Möglichkeiten des GigPlaners live zu demonstrieren.
Parallel zu den Messevorbereitungen läuft aber natürlich auch die Entwicklung stetig weiter. Im vergangenen Monat haben wir wieder hart gearbeitet, um einige Optimierungen und Kundenwünsche umzusetzen. Wie auch beim letzten Mal werden wir die neue Version über Nacht für alle Kunden freischalten, sodass Ihnen die in diesem Newsletter näher beschriebenen Features ab morgen zur Verfügung stehen.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Genehmigung von Arbeitszeiten
Mit der neuen GigPlaner-Version haben wir einen vollständigen Genehmigungsprozess für Arbeitszeiten umgesetzt. Auf diese Weise erhalten Sie bzw. Ihre Disponenten die Möglichkeit, alle Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu prüfen und zu genehmigen. Sie werden hierzu automatisch per Mail benachrichtigt, sobald ein Mitarbeiter neue Arbeitszeiten erfasst oder bereits genehmigte Arbeitszeiten ändert. Sofern Sie die Arbeitszeiten genehmigen oder ablehnen erhält der Mitarbeiter hierüber ebenfalls eine Nachricht per Mail. Erfassen Ihre Mitarbeiter die Arbeitstzeiten direkt über die Stempeluhr des GigPlaners, so sind diese – da live erzeugt – automatisch genehmigt. Um dieses neue Feature zu aktivieren genügt es, den Haken in der Verwaltung unter Abrechnung > Arbeitszeiten müssen überprüft werden zu setzen.
Stechuhr für Stempelterminal
Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten in der Firma an einer zentralen Stelle analog eines Stempelterminals erfassen? Kein Problem. Der GigPlaner verfügt ab sofort über eine entsprechende Ansicht, die Sie unter ihrname.gigplaner.com/stempeluhr aufrufen können. Dort können sich Ihre Mitarbeiter anhand ihrer Personalnummer und einer PIN authenzifizieren und so schnell und einfach die Zeiterfassung bedienen. Auf diese Weise können Sie beispielsweise ein Tablet an einer zentralen Stelle installieren, über welches die Zeiterfassung erfolgt. Bevor Ihre Mitarbeiter die Stempeluhr verwenden können muss jeder Mitarbeiter unter Mein Account > Profil eine entsprechend PIN vergeben, bei Bedarf können Sie auch die automatisch vergebenen Personalnummern in den Profilen ändern.
Manueller E-Mail-Versand
Der automatisierte Versand von E-Mails kann künftig in der Verwaltung unter E-Mail > Versand auf Wunsch für einzelne Benachrichtigungen global deaktiviert werden. Gleichzeitig ist es möglich, den Versand der E-Mails zu Anfragen und Buchungen auf "manuell" zu stellen. Auf diese Weise können Sie Ihre Jobs künftig in Ruhe planen, ohne Ihre Mitarbeiter direkt darüber zu benachrichtigen. Sobald ein Job vollständig geplant ist können Sie die entsprechenden Mails manuell über den E-Mail-Dialog im jeweiligen Job für alle Mitarbeiter veranlassen.
Erweiterung der Gast-Accounts
Ein Mitarbeiter mit Gast-Account hat bisher keinerlei Einsicht in Jobs, für die er nicht angefragt oder gebucht ist. Ab dieser Version ist es in im Mitarbeiter-Profil jedoch möglich, den Gast-Accounts einzelne Termintypen freizugeben. Auf diese Weise können Sie geziehlt steuern, welche Jobs ein Mitarbeiter mit Gast-Account jederzeit einsehen darf und welche Jobs er erst nach einer Anfrage oder Buchung sieht.
Weitere Optimierungen
Neben den bereits genannten Punkten haben wir natürlich auch einige kleinere Optimierungen vorgenommen:
- E-Mails für Buchungen werden nun auch vom System versandt, wenn die Mitarbeiter automatisch gebucht werden
- Für Freie Mitarbeiter, die nicht in der Mitarbeiterdatenbank angelegt werden sollen, können Arbeitszeiten hinterlegt werden
- Arbeitszeiten und Unterjobs werden in den E-Mails als zusätzliche Informationen aufgeführt
- Pausen können in Abrechnungen und in der Zeiterfassung auf Wunsch ausgeblendet werden
- Tabellenspalten lassen sich in einzelnen Bereichen (Abrechnung, Statistik, etc.) sortieren
Besuchen Sie uns auf der prolight + sound
In diesem Jahr sind wir zum ersten Mal mit dem GigPlaner auf der prolight + sound in Frankfurt vertreten. Vom 04. bis 07. April haben Sie die Möglichkeit, mit uns in Halle 5.0 am Stand A 61 persönlich über die Möglichkeiten des GigPlaners zu sprechen. Aktuell laufen die Vorbereitungen für die Messe bereits auf Hochtouren und wir freuen uns, Sie im Rahmen der Messe an unserem Stand begrüßen zu dürfen.
