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Automatically Translated Content:
Dear Customers,
In the New Year, we aim to continue developing the GigPlaner for you as usual. Therefore, I am pleased to introduce the next update for the GigPlaner, which is available starting today and focuses on enhancing productivity.
A large portion of the new features, such as the quick entry for sub-jobs, is primarily designed to save time when recording relevant data. This way, you have a bit more time for your actual daily business. And, of course, development for further optimizations and extensions in various areas is already underway in the background.
Enjoy reading this newsletter and continued success with the GigPlaner wishes you,
Sven Schlotthauer
Automatic Notifications
In the future, when there are changes to the schedule or job description, the timeframe, or other job information (address, additional data, etc.), an email will automatically be sent to all employees who are requested, entered, or booked for this job. This way, your employees are always immediately informed of any changes. The emails contain all the information about the respective job, as well as a note on which information has been changed.
Quick Entry for Sub-Jobs
Recording larger productions or tours can sometimes be very time-consuming. If planning is done in the form of sub-jobs, these can now be entered into the GigPlaner via a convenient quick entry in list form. In addition to the most important information such as title, timeframe, and type of sub-job, the necessary personnel requirement can also be directly recorded.
Employee Requests for Sub-Jobs
Previously, employees had to be manually requested for each sub-job. With the new version, it is now possible to carry out requests from the main job for any number of sub-jobs. Here too, you can divide your employees directly into the desired categories as usual or – depending on the setting – specify tasks, define a priority, or mark the employees as optional.
Copy Working Hours
To facilitate the recording of working hours, administrators can now copy the working hours of other employees within a job. Thus, working hours only need to be manually recorded once and can then be copied for all employees and adjusted if necessary, which means significant time savings.
Job Probability
Since the event industry is a very fast-paced business, it is sometimes necessary to inform employees about how firmly a date needs to be planned. The GigPlaner now offers you a simple traffic light system: from Red (Offer Phase) you can inform your employees through Orange (Very Likely) to Green (Firmly Booked) about the probability of the job coming to fruition in this form.
Other Improvements
Of course, we have also made many smaller adjustments, extensions, and corrections in various areas. These include, among others, the following points:
- If a main job is marked as “fully planned,” this can also be automatically applied to all sub-jobs after confirmation
- Additional data can be excluded from printing in PDFs if needed, so they can be used for internal purposes only
- Main, sub, and single jobs can be individually shown or hidden in the iCal subscription.
Original Content:
Sehr geehrte Kunden,
auch im Neuen Jahr wollen wir den GigPlaner wie gewohnt für Sie weiterentwickeln. Aus diesem Grund freue ich mich, Ihnen heute das nächste Update für den GigPlaner vorstellen zu können, welches ab heute verfügbar ist und ganz im Zeichen der Produktivitätssteigerung steht.
Ein Großteil der neuen Features wie beispielsweise die Schnellerfassung für Unterjobs ist vor allem darauf ausgelegt, Zeit bei der Erfassung der relevanten Daten zu sparen. Auf diese Weise bleibt Ihnen wieder etwas mehr Zeit für das eigentliche Tagesgeschäft. Und natürlich läuft im Hintergrund auch bereits die Entwicklung für weitere Optimierungen und Erweiterungen in den verschiedensten Bereichen.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Automatische Benachrichtigungen
Bei Änderungen der Termin- bzw. Job-Beschreibung, des Zeitraums sowie anderer Job-Informationen (Adresse, Zusatzdaten, etc.) wird künftig automatisch eine E-Mail an alle Mitarbeiter versandt, die für diesen Job angefragt, eingetragen oder gebucht sind. Auf diese Weise sind Ihre Mitarbeiter immer sofort über eventuelle Änderungen informiert. Die E-Mails enthalten alle Informationen des jeweiligen Jobs sowie einen Hinweis, welche Informationen geändert wurden.
Schnellerfassung für Unterjobs
Die Erfassung von größeren Produktionen oder Touren kann bisweilen sehr zeitaufwändig sein. Sofern die Planung in Form von Unterjobs vorgenommen wird können diese künftig über eine komfortable Schnellerfassung in Listenform in den GigPlaner eingepflegt werden. Neben den wichtigsten Informationen wie Titel, Zeitraum und Typ des Unterjobs kann auch direkt der notwendige Personalbedarf erfasst werden.
Mitarbeiteranfrage für Unterjobs
Bislang mussten die Mitarbeiter für jeden Unterjob manuell angefragt werden. Mit der neuen Version ist es nun auch möglich, die Anfragen aus dem Hauptjob heraus für eine beliebige Anzahl Unterjobs durchzuführen. Auch hierbei können Sie Ihre Mitarbeiter wie gewohnt direkt in die gewünschten Kategorien einteilen oder – je nach Einstellung – Tätigkeiten vorgeben, eine Priorität definieren oder die Mitarbeiter als Optional markieren.
Arbeitszeiten kopieren
Um die Erfassung der Arbeitszeiten zu erleichtern ist es für Administratoren ab dieser Version möglich, innerhalb eines Jobs die Arbeitszeiten von anderen Mitarbeitern zu kopieren. Somit müssen die Arbeitszeiten nur einmal manuell erfasst und anschließend für alle Mitarbeiter kopiert und ggf. noch einmal angepasst werden, was eine deutliche Zeitersparnis bedeutet.
Job-Wahrscheinlichkeit
Da die Veranstaltungsbranche ein sehr schnelllebiges Geschäft ist, ist es manchmal notwendig, den Mitarbeitern Angaben darüber zu machen, wie fest ein Termin bereits eingeplant werden muss. Der GigPlaner bietet Ihnen hier ab sofort ein einfaches Ampel-System: von Rot (Angebotsphase) können Sie Ihren Mitarbeitern hier über Orange (Sehr wahrscheinlich) bis Grün (fix gebucht) mitteilen, mit welcher Wahrscheinlichkeit der Job in dieser Form zustande kommen wird.
Sonstige Verbesserungen
Natürlich haben wir auch an vielen weiteren Stellen vor allem kleinere Anpassungen, Erweiterungen und Korrekturen vorgenommen. Hierzu zählen unter anderem die folgenden Punkte:
- Wird ein Hauptjob als "fertig geplant" markiert, so kann dies nach Rückfrage auch automatisch für alle Unterjobs übernommen werden
- Zusatzdaten können bei Bedarf vom Druck in den PDFs ausgenommen werden, sodass diese nur für interne Zwecke verwendet werden können
- Haupt-, Unter- und Einzeljobs können im iCal-Abonnement einzeln ein- und ausgeblendet werden.
