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Automatically Translated Content:
Dear Customers,
The year is coming to an end, and I am pleased to present to you a large number of new features in GigPlaner today. In recent weeks, we have made several extensive changes and expansions, providing you with even more options for your personnel planning with GigPlaner.
Of course, I would also like to take this opportunity to thank you for the trust you have placed in us and GigPlaner this year, as well as for the many important and useful suggestions and feature requests.
Enjoy reading this newsletter and continue to have success with GigPlaner and your events.
Sven Schlotthauer
Sub-appointments / Sub-jobs
Are you planning extensive and multi-day productions or tours? From now on, you can manage them even better in GigPlaner. From this version, you can create any number of sub-appointments for each appointment. You can then request and plan the appropriate personnel for each sub-appointment. To ensure you don’t lose track of a large number of parallel productions in the calendar, main, sub, and individual appointments can be shown or hidden in all calendar views.
Recording Personnel Requirements
If you request your employees in categories (Administration > Jobs > Subdivide Requests > Request Employees in Categories), you can now add these categories even if you do not want to enter or request employees in a job yet. You can then store the number of required employees for each category. In this way, you can fully record your personnel requirements in advance and always have a quick overview of the jobs where you are still missing personnel.
Extended Information on Requests
For each employee requested in an appointment, additional information can be retrieved via a new menu (the gear icon in the employee row). Under “Request Details,” you will find out when the employee was requested and when and by whom the availability was changed. Under “Order Confirmation,” you will receive a PDF with an order confirmation for the respective employee. Through “Permissions,” you have the option to allow an employee to edit the respective appointment.
Enter or Directly Book Employees
Previously, all employees in GigPlaner were initially requested. Only after the employee had entered their availability in GigPlaner could they be marked as “booked” (or were automatically marked as “booked” depending on the setting). With the new version, it is now also possible to enter employees as available in the request dialog or even book them directly. In both cases, the employee’s availability is automatically set to “Yes,” and in the latter case, the employee is also directly marked as “booked” – ideal if you have already talked to your employee about a job on the phone, for example.
Appointment Preview in Calendar Views
Especially when managing many appointments in the calendar, it is often necessary to quickly get an overview of the individual appointments. You can now do this directly from the calendar views without having to open the individual appointments. Hover over the title of an appointment with your mouse and wait a few seconds. A window with the most important information and the employee list of the respective appointment will automatically open.
Configurable Week View
The week view shows many useful pieces of information for all jobs at a glance. However, with a large amount of additional data, this view can quickly become confusing. For this reason, with the new version of GigPlaner, it is now possible to fully personalize this view. This way, individual pieces of information can be shown or hidden as needed.
Additional Innovations
In addition to the features already mentioned, there are some smaller innovations, some of which can be found in the form of new settings in the administration or other views:
- In addition to the additional data for appointments introduced some time ago, additional data for employees can now also be defined in the administration. The corresponding fields are then available in the respective employee profile (Administration > Employees > Additional Data).
- Additional data can be declared as “private” in the administration. This additional data is only visible to administrators.
- When copying appointments, the working hours can be copied as well.
- Sub-jobs can adopt the job ID of the main job if desired (Administration > Jobs > General > Sub-jobs receive the ID of the main job).
- All emails regarding employee requests now contain two direct links, allowing your employees to enter their availability for an appointment directly from the email.
Original Content:
Sehr geehrte Kunden,
das Jahr neigt sich dem Ende und ich freue mich, Ihnen heute noch einmal eine große Anzahl an Neuerungen im GigPlaner vorstellen zu können. In den vergangenen Wochen haben wir einige umfangreiche Änderungen und Erweiterungen vorgenommen, mit denen Ihnen der GigPlaner ab sofort noch mehr Möglichkeiten für Ihre Personalplanung zur Verfügung stellt.
Natürlich möchte ich mich an dieser Stelle auch bei Ihnen für das in diesem Jahr in uns und den GigPlaner gesetzte Vertrauen sowie die vielen wichtigen und nützlichen Hinweise und Feature-Requests bedanken.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner und Ihren Veranstaltungen wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Untertermine / Unterjobs
Sie planen umfangreiche und mehrtägige Produktionen oder Touren? Ab sofort können Sie diese im GigPlaner noch besser verwalten. Zu jedem Termin können ab dieser Version beliebig viele Untertermine angelegt werden. Zu jedem Untertermin kann dann das entsprechende Personal angefragt und geplant werden. Damit Sie im Kalender auch bei einer großen Anzahl von parallel laufenden Produktionen nicht den Überblick verlieren, können sowohl Haupt-, Unter- und Einzeltermine in allen Kalenderansichten ein- und ausgeblendet werden.
Erfassung von Personalbedarf
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter in Kategorien anfragen (Verwaltung > Jobs > Anfragen unterteilen > Mitarbeiter in Kategorien anfragen) können Sie diese Kategorien künftig auch dann hinzufügen, wenn Sie noch keine Mitarbeiter in einem Job eintragen oder anfragen möchten. Sie haben dann die Möglichkeit, für jede Kategorie die Anzahl der benötigten Mitarbeiter zu hinterlegen. Auf diese Weise können Sie Ihren Personalbedarf bereits im Voraus vollständig erfassen und haben stets einen schnellen Überblick über diejenigen Jobs, in denen Ihnen noch Personal fehlt.
Erweiterte Informationen zu Anfragen
Für jeden in einem Termin angefragten Mitarbeiter können über ein neues Menu (das Zahnrad-Symbol in der Mitarbeiter-Zeile) zusätzliche Informationen abgerufen werden. Unter dem Punkt "Anfragendetails" erfahren Sie, wann der Mitarbeiter angefragt wurde und wann bzw. von wem die Verfügbarkeit geändert wurde. Unter dem Punkt "Auftragsbestätigung" erhalten Sie ein PDF mit einer Auftragsbestätigung für den jeweiligen Mitarbeiter. Über den Punkt "Berechtigungen" haben Sie die Möglichkeit, einem Mitarbeiter die Bearbeitung des jeweiligen Termins zu erlauben.
Mitarbeiter eintragen oder direkt buchen
Bislang wurden alle Mitarbeiter im GigPlaner zunächst angefragt. Erst nachdem der Mitarbeiter seine Verfügbarkeit im GigPlaner hinterlegt hat, konnte er als "gebucht" markiert werden (oder wurde je nach Einstellung automatisch als "gebucht" markiert). Mit der neuen Version ist es nun auch möglich, Mitarbeiter im Anfragedialog als verfügbar einzutragen oder sogar direkt zu buchen. In beiden Fällen wird die Verfügbarkeit des Mitarbeiters automatisch auf "Ja" gesetzt, in letzterem Fall wird der Mitarbeiter auch direkt als "gebucht" markiert – ideal, wenn Sie beispielsweise bereits mit Ihrem Mitarbeiter zu einem Job telefoniert haben.
Terminvorschau in Kalender-Ansichten
Gerade wenn Sie viele Termine im Kalender verwalten ist es oftmals notwendig, sich schnell einen Überblick über die einzelnen Termine zu verschaffen. Dies können Sie künftig auch direkt aus den Kalender-Ansichten heraus, ohne die einzelnen Termine öffnen zu müssen. Fahren Sie mit der Maus auf den Titel eines Termins und warten Sie einige Sekunden. Es öffnet sich automatisch ein Fenster mit den wichtigsten Informationen sowie der Mitarbeiterliste des jeweiligen Termins.
Konfigurierbare Wochenansicht
Die Wochenansicht zeigt viele nützliche Informationen aller Jobs auf einen Blick. Vor allem bei einer großen Anzahl an Zusatzdaten kann diese Ansicht jedoch auch schnell unübersichtlich werden. Aus diesem Grund ist es mit der neuen Version des GigPlaners nun möglich, diese Ansicht vollständig zu personalisieren. So können auf diese Weise je nach Bedarf einzelne Informationen einzeln ein- oder ausgeblendet werden.
Weitere Neuerungen
Neben den bereits genannten Features gibt es noch einige kleinere Neuerungen, die sich zum Teil in Form von neuen Einstellungen in der Verwaltung oder anderen Ansichten finden:
- Neben den bereits vor einiger Zeit eingeführten Zusatzdaten für Termine können in der Verwaltung nun auch Zusatzdaten für Mitarbeiter definiert werden. Die entsprechenden Felder stehen Ihnen dann im jeweiligen Mitarbeiter-Profil zur Verfügung (Verwaltung > Mitarbeiter > Zusatzdaten).
- Zusatzdaten können in der Verwaltung als "privat" deklariert werden. Diese Zusatzdaten sind nur für Administratoren sichtbar.
- Beim Kopieren von Terminen können die Arbeitszeiten mitkopiert werden.
- Unterjobs können auf Wunsch die Job-ID des Hauptjobs übernehmen (Verwaltung > Jobs > Allgemein > Unterjobs erhalten die ID des Hauptjobs).
- Alle E-Mails zu Mitarbeiteranfragen enthalten ab sofort zwei Direktlinks, über die Ihre Mitarbeiter die Verfügbarkeit für einen Termin direkt aus der Mail heraus hinterlegen können.
