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Automatically Translated Content:
Dear Customers,
In recent months, we have developed and introduced a whole range of major new features for GigPlaner, including the location and customer database, vehicle management, travel expenses, and much more. However, alongside these visible innovations, it is also always necessary to maintain and regularly optimize the underlying technology. For this reason, this month we primarily focused on implementing smaller points and improving the fundamental technology. In doing so, we have already laid the groundwork for some future new features.
The result is a new version with over forty smaller optimizations and enhancements, which I would like to introduce to you as usual in this newsletter. The new version of GigPlaner will be released for all our customers as usual tonight and will be available to you from tomorrow morning.
Enjoy reading this newsletter and wishing you continued success,
Sven Schlotthauer

Optimization of the Employee List
It forms the center of every job: the list of requested, available, or ideally booked employees. With the new version, it becomes significantly easier to keep track. On the one hand, individual employees are now not only sorted by availability, but they are also color-coded (green for available, red for declined). On the other hand, employees who have already declined the job can be quickly and easily hidden using a checkbox at the top right. And finally, it is now possible to select multiple employees and delete them in one step.

Surcharges
For some time now, it has been possible to separately issue night-time working hours in the time tracking. With this version, we have significantly expanded this functionality. For each employee, surcharges for night, Saturday, Sunday, and holiday work can be activated in the billing definition and a percentage can be set. In this way, the hours relevant for surcharges are automatically shown separately, and the surcharges are calculated. And the best part: this feature works for both employees with billing (on an hourly basis) and employees with time tracking.

Availability View in the WebApp
Has an employee canceled on short notice again, but you’re already on the road and urgently need a replacement? No problem! From this version, you can also access the availability view from the WebApp and quickly get an overview of the employees who are still available for the relevant day. The list includes the already known color markings for requested, available, booked, and unavailable employees on the right, and once you have found the right employee, you can call them directly from the WebApp.

Favorite Categories
With the last version, we introduced a way to define favorite categories, which then appear as individual tabs in the request dialog. The great advantage here, besides better clarity, is that the loading time is significantly reduced, especially with a large number of employees, as not all employees need to be loaded (and checked for overlaps) every time. You can convert any category in the management into a “favorite category.” From now on, an additional category “Other” will automatically appear in the request if not all employees are included at least once in the selected categories. This way, you won’t forget any employees.

Further Optimizations
- Additional inquiry email: if desired, you can send your employees an additional email once a job is marked as “planned.” The employees are asked to provide feedback on this job via a button, and once an employee provides this feedback, they appear in the employee list in green. You can find the option for this feature in the administration under Jobs > General > Send inquiry email when “planned.”
- When adopting work times from other employees, it is now possible to select the times individually via a checkbox. By default, all times are marked for adoption, but you can exclude specific times with just a few clicks.
- The vehicles we introduced with the last version have now also arrived in the calendar views. In both the daily and weekly views, you can now quickly get an overview of your fleet.
Original Content:
Sehr geehrte Kunden,
in den vergangenen Monaten haben wir mit der Location- und Kundendatenbank, der Fahrzeugverwaltung, den Reisekosten und vielem mehr eine ganze Reihe großer neuer Funktionen für den GigPlaner entwickelt und vorgestellt. Neben diesen sichtbaren Neuerungen ist es jedoch auch stets erforderlich, die darunterliegende Technik zu pflegen und regelmäßig zu optimieren. Aus diesem Grund haben wir in diesem Monat vor allem kleinere Punkte umgesetzt und uns darauf konzentriert, die grundlegende Technik zu verbessern. Auf diese Weise konnten wir auch bereits den ein oder anderen Grundstein für künftige neue Funktionen legen.
Herausgekommen ist dabei eine neue Version mit über vierzig kleineren Optimierungen und Erweiterungen, von denen ich Ihnen die wichtigsten wie gewohnt im Rahmen dieses Newsletters vorstellen möchte. Die neue Version des GigPlaners wird wie üblich in der kommenden Nacht für alle unsere Kunden freigeschaltet und steht Ihnen damit ab morgen früh zur Verfügung.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer

Optimierung der Mitarbeiterliste
Sie bildet das Zentrum eines jeden Jobs: die Liste der angefragten, verfügbaren oder im Idealfall gebuchten Mitarbeiter. Mit der neuen Version wird es hier deutlich einfacher, den Überblick zu behalten. Zum einen sind die einzelnen Mitarbeiter nun nicht nur nach Verfügbarkeit sortiert, sie werden zudem auch farblich gekennzeichnet (grün für verfügbar, rot für abgelehnt). Zum anderen lassen sich Mitarbeiter, die bereits für den Job abgelehnt haben, per Checkbox oben rechts schnell und einfach ausblenden. Und zu guter Letzt ist es nun möglich, mehrere Mitarbeiter zu markieren und in einem Schritt zu löschen.

Zuschläge
Schon seit einiger Zeit ist es möglich, die nachts angefallenen Arbeitsstunden in der Zeiterfassung gesondert auszugeben. Mit dieser Version haben wir diese Funktionalität noch einmal stark erweitert. Für jeden Mitarbeiter können in der Abrechnungsdefinition Zuschläge für Nacht-, Samstags-, Sonntags- und Feiertagsarbeit aktiviert und ein Prozentsatz hinterlegt werden. Auf diese Weise werden die zuschlagsrelevanten Stunden automatisch separat ausgewiesen und die Zuschläge berechnet. Und das beste: dieses Feature funktioniert sowohl für Mitarbeiter mit Abrechnung (auf Stundenbasis) als auch für Mitarbeiter mit Zeiterfassung.

Verfügbarkeitsansicht in der WebApp
Hat Ihnen mal wieder ein Mitarbeiter kurzfristig abgesagt, sie sind aber bereits unterwegs und benötigen dringend Ersatz? Kein Problem! Auch aus der WebApp heraus können Sie ab dieser Version die Verfügbarkeitsansicht aufrufen und erhalten so schnell einen Überblick über diejenigen Mitarbeiter, die für den betreffenden Tag noch verfügbar sind. Die Liste enthält rechts die bereits bekannten farblichen Markierungen für angefragte, verfügbare, gebuchte und nicht verfügbare Mitarbeiter und sobald Sie den passenden Mitarbeiter gefunden haben können Sie diesen direkt aus der WebApp heraus anrufen.

Favoriten-Kategorien
Mit der letzten Version haben wir eine Möglichkeit eingeführt, Favoriten-Kategorien zu definieren, die anschließend im Anfragedialog als einzelne Tabs auftauchen. Der große Vorteil dabei ist, neben der besseren Übersichtlichkeit, dass sich die Ladezeit vor allem bei einer großen Mitarbeiteranzahl deutlich verringert, wenn nicht immer alle Mitarbeiter geladen (und damit auf Überschneidungen geprüft) werden müssen. Sie können jede beliebige Kategorie in der Verwaltung in eine "Favoriten-Kategorie" umwandeln. Ab sofort erscheint auch automatisch eine zusätzliche Kategorie "Sonstige" in der Anfrage, wenn in den gewählten Kategorien nicht alle Mitarbeiter mindestens einmal enthalten sind. Auf diese Weise können Sie hier auch keine Mitarbeiter mehr vergessen.

Weitere Optimierungen
- Zusätzliche Rückfragemail: auf Wunsch können Sie Ihren Mitarbeitern eine zusätzliche E-Mail zukommen lassen, sobald ein Job als "fertig geplant" markiert wird. Die Mitarbeiter werden darin noch einmal per Button um Rückmeldung zu diesem Job gebeten, sobald ein Mitarbeiter diese Rückmeldung angibt erscheint er in der Mitarbeiterliste in grün. Sie finden die Option für dieses Feature in der Verwaltung unter Jobs > Allgemein > Rückfragemail bei "fertig geplant" versenden.
- Beim Übernehmen von Arbeitszeiten anderer Mitarbeiter ist es nun möglich, die Zeiten einzeln per Checkbox auszuwählen. Standardmäßig sind alle Zeiten zur Übernahme markiert, Sie können auf diese Weise jedoch mit wenigen Klicks bestimmte Zeiten ausnehmen.
- Die Fahrzeuge, die wir ebenfalls mit der letzten Version eingeführt haben, sind nun auch in den Kalender-Ansichten angekommen. Sowohl in der Tages- als auch der Wochenansicht können Sie sich künftig auch einen schnellen Überblick über Ihren Fuhrpark verschaffen.