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Automatically Translated Content:
Dear Customers,
Not even a full month has passed since the last update, yet I would like to announce the next version of GigPlaner today. We have implemented over 50 small and large adjustments and enhancements in total, and you will find information on the most important changes as usual in this newsletter.
In addition to the further development of GigPlaner, we are currently also preparing for our trade fair appearance at prolight + sound in Frankfurt, where we will be participating for the first time this year. You will find more information about this in this newsletter as well.
The new version of GigPlaner will be released for all our customers tonight and will be available to you from tomorrow morning.
Enjoy reading this newsletter and continued success with GigPlaner wishes you
Sven Schlotthauer
Changes in the Billing Area
In the billing area, this version includes many detailed improvements, with three new features standing out: an hourly limit for daily rates, billing information based on employee categories, and a job-related billing factor.
Hourly Limit for Daily Rates
If you bill your employees in the form of daily rates, there is now the option to define a maximum number of hours for a daily rate. Once this number of hours is reached, the billing automatically switches to an hourly or half-hourly wage. The daily rates are thus calculated based on the times recorded by the employees, and GigPlaner also considers the possibility that the working time ends after midnight.
Billing Information per Employee Category
For each employee, a separate daily rate or hourly or flat rate wage can now be stored for each category when recording billing periods. Depending on which category the employee is requested in a job, GigPlaner then draws the amounts from the corresponding category. This way, billing information no longer needs to be manually adjusted in the job if employees are compensated differently depending on the categories.
Billing Factor per Job
A billing factor can be stored in each job. This factor directly influences the stored flat and hourly wages as well as the daily rates. This way, for example, travel days for which your employees only receive half rates can be easily depicted without having to adjust the wages for each individual employee in the job.
Changes in Time Tracking
Time tracking has also received some new features in this version. Particularly noteworthy are the new view with punch clocks in the job, additional leave accounts, and the ability to determine night work.
Punch Clocks in the Job
It is not always desired for employees to record their working times themselves. To facilitate the recording of working times by a central person (for example, the project manager on site), the new punch clock view in the job was created. If an employee has permission to edit a job, they will find a punch clock for each employee there, through which they can record clock-in, break, and clock-out entries.
New Leave Accounts
So far, there are two leave accounts for time tracking: “Leave” and “Flex time” (found in the administration under General > Leave > Categories). For a leave day, a target working time of zero hours is calculated, and the leave account is debited by one day each; for a flex day, the usual target working time is deducted from the flex time account. In the future, there will also be the option to use the accounts “Training / School” and “Leisure”. For a leave day that falls under the “Training” account, the daily working time is automatically calculated as both target and actual working time, so the employee does not need to record working times for that day. The “Leisure” account, on the other hand, calculates neither a target nor an actual working time and is especially suitable if your employees work only five days a week, but the free days differ from week to week.
Determination of Night Work
If you pay night bonuses for your employees, you can have the working times within a specific time window automatically displayed in the time list. This way, you have a quick overview of the bonuses to be paid. You will find the necessary setting for this in the billing periods under the point “Night Work”.
Further Changes
We have also optimized other areas:
- The size of individual windows can now be adjusted as desired. This option is displayed at the bottom right of the individual windows; if you adjust the windows there with the mouse, you can influence the size.
- Previously, job IDs were automatically assigned by GigPlaner in the form of an ascending number. From this version, there is the option in the administration to choose other algorithms or a manual definition of job IDs. You will find this setting in the administration under Jobs > Job-ID.
- The emails sent when changes are made in a job now contain specific notes on what has changed. The relevant passages are now displayed in green or red, depending on whether they were added or deleted.
Visit Us at prolight + sound
This year, we are represented for the first time with GigPlaner at prolight + sound in Frankfurt. From April 4th to 7th, you have the opportunity to speak with us personally about the possibilities of GigPlaner in Hall 5.0 at Stand A 61. Preparations for the trade fair are already in full swing, and we look forward to welcoming you at our stand during the fair.
Original Content:
Sehr geehrte Kunden,
seit dem letzten Update ist noch kein ganzer Monat vergangen, dennoch möchte ich Ihnen heute bereits die nächste Version des GigPlaners ankündigen. Insgesamt haben wir mehr als 50 kleine und größere Anpassungen und Erweiterungen umgesetzt, die Informationen zu den wichtigsten Änderungen finden Sie wie gewohnt in diesem Newsletter.
Neben der Weiterentwicklung des GigPlaners arbeiten wir derzeit auch an der Vorbereitung unseres Messeauftritts auf der prolight + sound in Frankfurt, an der wir in diesem Jahr zum ersten Mal teilnehmen werden. Auch hierzu finden Sie weitere Informationen in diesem Newsletter.
Die neue Version des GigPlaners wird heute Nacht für alle unsere Kunden freigeschaltet und wird Ihnen entsprechend ab morgen früh zur Verfügung stehen.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Änderungen im Bereich Abrechnung
Im Bereich der Abrechnungen finden Sie in dieser Version neben vielen Detailverbesserungen vor allem drei neue Features: eine Stundenbegrenzung für Tagessätze, Abrechnungsinformationen auf Basis der Mitarbeiterkategorien sowie einen Job-bezogenenen Abrechnungsfaktor.
Stundenbegrenzung für Tagessätze
Wenn Sie die Abrechnung Ihrer Mitarbeiter in Form von Tagessätzen vornehmen besteht nun die Möglichkeit, eine maximale Anzahl an Stunden für einen Tagessatz zu definieren. Ist diese Stundenzahl erreicht, so wechselt die Abrechnung automatisch auf einen Stunden- oder Halbstundenlohn. Die Tagessätze werden damit auf Basis der durch die Mitarbeiter erfassten Zeiten berechnet, hierbei berücksichtigt der GigPlaner auch die Möglichkeit, dass die Arbeitszeit erst nach 0 Uhr endet.
Abrechnungsinformationen je Mitarbeiterkategorie
Für jeden Mitarbeiter kann bei der Erfassung von Abrechnungszeiträumen nun für jede Kategorie ein einzelner Tagessatz oder Stunden- bzw. Pauschallohn hinterlegt werden. Abhängig davon, in welcher Kategorie der Mitarbeiter in einem Job angefragt wird, zieht der GigPlaner dann die Beträge aus der entsprechenden Kategorie. Auf diese Weise müssen die Abrechnungsinformationen nicht mehr manuell im Job angepasst werden, wenn die Mitarbeiter abhängig von den Kategorien unterschiedlich entlohnt werden.
Abrechnungsfaktor pro Job
In jedem Job lässt sich ein Abrechnungsfaktor hinterlegen. Dieser Faktor beeinflusst direkt die hinterlegten Pauschal- und Stundenlöhne sowie die Tagessätze. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Reisetage, für die Ihre Mitarbeiter nur halbe Sätze erhalten, problemlos abbilden, ohne die Löhne für jeden einzelnen Mitarbeiter im Job anpassen zu müssen.
Änderungen im Bereich Zeiterfassung
Auch die Zeiterfassung hat in dieser Version einige neue Features erhalten. An dieser Stelle sind besonders die neue Ansicht mit Stempeluhren im Job, zusätzliche Urlaubskonten sowie die Möglichkeit zur Ermittlung von Nachtarbeit zu erwähnen.
Stempeluhren im Job
Nicht immer ist es gewünscht, dass die Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten selbst erfassen. Um die Erfassung der Arbeitszeiten durch eine zentrale Person (zum Beispiel den Projektleiter vor Ort) zu erleichtern wurde die neue Stempeluhren-Ansicht im Job geschaffen. Sofern ein Mitarbeiter die Berechtigung hat, einen Job zu bearbeiten, findet er dort für jeden Mitarbeiter eine Stempeluhr, über die er Kommen-, Pausen- und Gehen-Buchungen erfassen kann.
Neue Urlaubskonten
Bisher gibt es für die Zeiterfassung zwei Urlaubskonten: "Urlaub" und "Gleitzeit" (zu finden in der Verwaltung unter Allgemein > Urlaub > Kategorien). Für einen Urlaubstag wird eine Soll-Arbeitszeit von null Stunden berechnet und das Urlaubskonto um je einen Tag belastet, bei einem Gleittag wird die übliche Soll-Arbeitszeit vom Gleitzeitkonto abgezogen. Künftig gibt es jedoch auch die Möglichkeit, die Konten "Schulung / Schule" und "Freizeit" zu verwenden. Bei einem Urlaubstag, der auf das Konto "Schulung" entfällt wird automatisch die tägliche Arbeitszeit als Soll- und Ist-Arbeitszeit berechnet, sodass der Mitarbeiter für diesen Tag keine Arbeitszeiten erfassen muss. Das Konto "Freizeit" hingegen berechnet weder eine Soll-, noch eine Ist-Arbeitszeit und ist vor allem dann geeignet, wenn Ihre Mitarbeiter zwar nur fünf Tage die Woche arbeiten, die freien Tage jedoch von Woche zu Woche differieren.
Ermittlung von Nachtarbeit
Sofern Sie für Ihre Mitarbeiter Nachtzuschläge bezahlen können Sie sich die Arbeitszeiten innerhalb eines bestimmten Zeitfensters automatisch in der Zeitenliste ausgeben lassen. Auf diese Weise haben Sie einen schnellen Überblick über die zu zahlenden Zuschläge. Sie finden die dafür notwendige Einstellung in den Abrechnungszeiträumen unter dem Punkt "Nachtarbeit".
Weitere Änderungen
Auch in anderen Bereichen haben wir weiter optimiert:
- Die Größe einzelner Fenster lässt sich nun nach Belieben anpassen. Diese Möglichkeit wird in den einzelnen Fenstern unten rechts angezeigt, wenn Sie die Fenster dort mit der Maus anpassen können Sie die Größe beeinflussen.
- Bisher wurden die Job-IDs durch den GigPlaner automatisch in Form einer aufsteigenden Nummer vergeben. Ab dieser Version besteht in der Verwaltung die Möglichkeit, andere Algorythmen oder eine manuelle Definition der Job-IDs zu wählen. Sie finden diese Einstellung in der Verwaltung unter Jobs > Job-ID.
- Die E-Mails, die bei Änderungen in einem Job versandt werden, enthalten nun genaue Hinweise darauf, was sich geändert hat. Die betreffenden Passagen werden nun grün oder rot angezeigt, abhängig davon, ob sie hinzugefügt oder gelöscht wurden.
Besuchen Sie uns auf der prolight + sound
In diesem Jahr sind wir zum ersten Mal mit dem GigPlaner auf der prolight + sound in Frankfurt vertreten. Vom 04. bis 07. April haben Sie die Möglichkeit, mit uns in Halle 5.0 am Stand A 61 persönlich über die Möglichkeiten des GigPlaners zu sprechen. Aktuell laufen die Vorbereitungen für die Messe bereits auf Hochtouren und wir freuen uns, Sie im Rahmen der Messe an unserem Stand begrüßen zu dürfen.
